GTD- פרק 1 : ניהול משימות הדרך שלי- Getting Things Done

שלום אנשים,

מזמן לא כתבתי בבלוג ואמרתי שהגיע הזמן להתחדש ולשתף בדרך שלי לניהול משימות, בעיקר בעולם שממנו אני בא, עולם ההיי טק. אז כן אני גם הייתי סקפטי בהתחלה ואמרתי לעצמי, אין לי כוח להסתכל על עוד שיטה ועוד דרך ועוד תהליך שזה למעשה שטות מוחלטת, אבל ככל שיותר ויותר התעמקתי וקראתי מאמרים והסברים עד שקראתי בסופו של דבר את הספר(לא סיימתי :)), ראיתי על "בשרי", שוואלה זה אכן עובד! ואללה הפרודוקטיביות שלי משתפרת! ואללה אני עושה הרבה יותר דברים בהרבה פחות זמן! ואללה הכל מאורגן במקום אחד והראש שלי פתוח לשמוע ראיונות חדשים ו"לקבל" עוד ועוד מידע. זה פשוט עובד, אם יודעים איך לעבוד עם זה ואיך לסדר את זה. הדבר הכי חשוב זה שזה הפך להיות כיף 🙂

דבר נוסף, בגלל שזה פרק ראשון בסדרה – אזי אני אתן פירוט בתמציתיות על החלוקה בכדי לא להעמיס יותר מדי דברים במכה אחת.

מה זה GTD:

GTD זה שיטה שפותחה ע"י בחור מרשים בשם דיוויד אלן, אשר הוציא ספר שכבש את העולם בנושא של ניהול משימות. ניהול משימות, במיוחד בשנים האחרונות הפך להיות משהו מאתגר, שכן כמות המידע שעוברת לנו בראש (כן כן בראש) היא בלתי נתפסת. זה יכול להיות מישיבות עם מנהלים ועד כדי דיבורים במרפסת עם אנשים על נושאים אחרים ועוד ועוד וזה בלי כל ההתעסקויות היומיומיות שלנו! (שזה נושא בפני עצמו וכאב ראש בפני עצמו).

מה שקורה זה פשוט: אנדרלמוסיה במחשבות שלנו = אי שקט נפשי.

דיווד אלן פיתח שיטה שמפרקת כל דבר למשימה, ואף כל משימה לתתי משימות לפי כללים מסויימים. (ראה תרשים).

בכלליות ניתן לתאר זאת כך:

התחלה, איסוף, תיהלוך, ארגון, סקירה ועשייה. (אין ביכולותי לפרט עד כדי כך כל דבר אבל אני ארשום בקצרה)

התחלה = הכנה של כל הכלים שאיתם אנו רוצים לעבוד לצורך ניהול משימות. קיימות לא מעט כלים(טכנולוגיים ואחרים) להחזיק את כל כמות המידע שמצטבר.

איסוף = איסוף של כל המידע שקיים "בראש"/בחומרים פיזים למקום אחד. (Inbox)

תיהלוך = ניווט של המשימות למקום בו הם אמורים לפי ההקשר שלהם. (למשל אני רוצה להתקשר ליוסי בקשר לרכב, לשושנה בקשר לפרחים, ולאבי בקשר לחתונה ביום שלישי, אז ההקשר של כולם זה "טלפון", ז"א כאשר אני יעשה טלפונים אני יכול לסגור את כל "הפינות" האלה כי אני כבר נמצא ב"איזור"(הקשר) של הטלפון)

ארגון/סקירה = ארגון של המשימות לפי חשיבות ואנרגיות

עשייה = ביצוע המשימה (יכול להיות עשייה ישירה של המשימה/דחייה של המשימה לזמן אחר).

בכללי זה כל התהליך, כמובן שזה בתמצית מאוד על השיטה. (קיים את הספר שנקרא: "לגרום לדברים לקרות" בערית או פשוט תחפשו GTD בגוגל).

GTD-diagram

 

איך אני מיישם את השיטה:

– חשוב לציין שכל אחד יכול ליישם את השיטה כראות עיניו ובכלים שהכי נוחים לו.

הכלים שלי: Google Calendar(GC), Trello

GC – מחזיק את כל המישמות שהם חובה (Must) לעשותם באריך מסוים בזמן מסוים! (לדוגמא: תור לרופא עיניים בתאריך X בשעה Y)

Trello – זה למעשה ה"כלי" הכי טוב שאני מכיר כיום לניהול של כרטיסיות, כאשר אני מחזיק בכלי הזה את כל הדברים שלי בראש. כל דבר חדש נכנס אצלי ל- Inbox (בהמשך אני יפרט איך החלוקה מתבצעת). החסרון היחיד אצלו זה ה- Notification שלו, שהם לא ברמה מספיק טובה ונותנים התראה רק 24 שעות לפני ולא לפי שעה מסוימת. (דבר בעייתי שהחברה עובדת לפתור אותו).

איך Trello מחולק אצלי:

Trello בנוי מ- Boards שבכל אחד מהם יש כרטיסיות שלכל כרטיסייה יש מספר אפשרויות אבל המטרה של כל כרטיסייה זה לשמור מידע. (ברשימה, בהערה וכד'…)

Boards: (תמציתי בגלל שזה פרק ראשון בסדרה):

– Work

– Private

היום אני יעבור רק על החלק של ה- Private:

חלוקה:

א. Inbox

ב. Global/Home

ג. Computer

ד. Phone

ה. Waiting For

אני מאמין שלפי השמות של החלוקה תבינו כל אחד את ההקשר שלו למשימה שלו 🙂

תהליך בקצרה של דוגמא: לצבוע את השולחן בגינה בצבע חום

1. המשימה הזאת נכנסת ל- Inbox

2. המשימה עוברת ל- Home

3. המשימה מדורגת מבין שאר המשימות לפי חשיבות

4. אם אני ארצה לבצע את המשימה ביום מסוים למשל(שישי בבוקר), אני ישים תזכורות Due Date.

5. שיגיע היום לבצע את זה , אני יקבל תזכורת לצורך ביצוע, או כאשר אני יעבור על הרשימה (סקירה), אני יחליט אם אני עושה אותה עכשיו או משאיר אותה לזמן אחר.

6. מבצע את המשימה.

לסיכום הפרק הראשון, אם אתם מעוניינים ללמוד את השיטה, תחפשו באינטרנט על GTD (יש גם מידע בעברית), יש גם מידע ב- Youtube והרבה מידע ברשת באנגלית, כמו כן תעקבו אחרי הפרק השני :). לאחר מכן אני ממליץ לרכוש את הספר בעברית "לגרום לדברים לקרות" ולעבור שלב אחרי שלב, אם זה בהכנת הכלים שאתם רוצים לעבוד דרכם ועד לסידור מלא של המשימות. ברגע שכל זה יהיה מאחוריכם אתם תתחילו לראות תוצאות במהרה!

להתראות וסופ"ש מהנה לכולם